湖南艺术职业学院印章使用管理办法

第一章 总  则

第一条 为规范学校印章管理，明确印章使用范围与程序，维护印章的权威性、严肃性与安全性，保障学校各项工作正常有序开展，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）、国务院办公厅《电子印章管理办法》《教育部关于规范事业单位印章管理的通知》等相关法律法规和文件精神，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指印章包括：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校纪委印章、学校钢印；

（二）校领导名章；

（三）各基层党委（党支部）、党政职能部门、二级学院（部）、校属企业印章；

（四）各类业务专用章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、档案专用章、招生专用章等；

（五）其他经学校批准使用的印章。

第三条 印章管理遵循“统一规范、严格审批、权责分明、安全高效”的原则。

第四条 党政办公室是学校各级各类印章的综合管理部门，统一核准印章的刻制、启用和废止，监督指导印章的管理和使用，其主要职责是：

（一）负责党委印章、行政印章、校领导名章的刻制、启用、废止、收缴、封存和销毁等全流程管理。

（二）负责审核学校其他各类印章（合同专用章、党支部印章、部门印章等）的刻制申请，并办理备案手续。

（三）制定和完善学校印章管理制度，监督、检查和指导各部门的印章管理使用工作。

（四）负责重要校级印章的使用审批与用印服务。

（五）负责学校电子印章管理制度的起草与组织实施。

第二章 印章的式样和规格

第五条 各类印章的规格、式样必须符合国家及上级主管部门的规定。印章一般为圆形，依性质中间刊党徽或五角星。业务专用章的形状、样式根据需要，名章不做统一规定。

第六条 印章所刊名称，应为正式发文所规定的全称。若名称字数过多，可采用学校统一规定的简称。

第七条 印章所刊文字使用国务院公布的简化字，字体为宋体。

第八条 学校党委、行政印章等按照国家相关要求与标准执行。

第九条 印章质料根据实际需要确定。

第三章 印章的刻制、启用和废止

第十条 学校党委、行政印章和学校钢印，经上级主管部门审批同意，由党政办公室负责刻制。

第十一条 校领导名章，经校领导本人授权同意后，由党政办公室负责刻制。

第十二条 学校新成立或名称变更的部门印章，由党政办公室根据学校机构设置相关文件负责刻制。

第十三条 各类业务专用章由业务归口管理部门提交《湖南艺术职业学院印章刻制申请表》（附件1），经分管校领导批准，由党政办公室办理刻制，印章由归口管理部门负责统一保管。

第十四条 新印章刻制完成后，由党政办留存印模（一式三份），须填写《湖南艺术职业学院印章备案登记表》（附件2），办理启用手续后方可交付使用。未经备案的印章一律无效。

第十五条 校内其他机构（包括科级机构和下设机构，无独立人财物管理权限的校管科研机构，各级各类学术性、群众性非实体机构等）一律不刻制印章。需使用印章的，经批准使用挂靠单位或归口管理部门印章作为代章。已有的此类印章交由归口管理部门负责统一保管。

第十六条 遇有下列情况，印章必须停用：

（一）机构名称变更；

（二）印章磨损严重、字迹不清，影响使用效果；

（三）印章遗失、被盗或意外损毁；

（四）机构撤销或合并；

（五）上级部门或学校决定停止使用。

第十七条 因部门撤销、机构更名等原因停用的印章，必须于发文后5个工作日内交回党政办公室，登记后送档案馆封存。持印部门不得自行处置。

第四章 印章的管理

第十八条 学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、校领导名章由党政办公室负责管理。

第十九条 其他印章由持印部门负责管理。各部门党、政主要负责人为本单位用印第一责任人，各部门参照本办法制定印章管理办法，报党政办公室备案。

第二十条 学校所属具有法人资格的校属企业根据国家法律法规相关规定，参照本办法制定本单位印章管理办法，报党政办公室备案。

第二十一条 各类印章必须由专人保管，采取防盗措施，确保安全。印章管理人员若有变动，应及时做好印章的交接手续并记录备案。

第二十二条 印章管理人员用印时，应登记用印日期、种类、用途、数量、经办人员及其他需要说明的事项。重要文件、材料等用印，应保留领导签字的底稿或者复印件备查。对用印留存的材料，应定期进行整理、编号并归档。

第二十三条 确因特殊情况（如外出签约、现场审核等）需携带学校印章外出使用的，必须履行严格的审批和登记手续：

（一）填写《湖南艺术职业学院印章外出使用审批单》（附件3），详细说明事由、时间、地点、使用文件范围。

（二）经本部门主要负责人同意，报分管校领导批准，使用行政公章、党委公章分别报校长和党委书记批准。

（三）党政办公室委派印章保管人亲自携带印章并全程负责使用和监督，用印过程须有党政办和申请部门等两人以上在场。任务完成后立即将印章归还入库。

第二十四条 印章保管人员应定期检查印章，确保印面清洁、文字清晰。如发现印章有损坏或字迹不清，应及时报告并申请重新刻制。

第二十五条 若发生印章遗失，应立即向党政办公室和保卫部报告，按公安机关相关程序备案，并按照相关规定申请重制印章。若找回遗失印章，应立即送至党政办公室。

第五章 印章的使用审批程序

第二十六条 使用范围

（一）学校党委、行政印章的使用范围

1.以学校名义办理的公文、函件等；

2.以学校名义签署的合同、协议等契约类文书；

3.以学校名义颁发的证书、证件材料，如工作证、离退休证、学生证、毕（结）业证、学位证、学历证明等；

4.以学校名义申报的科研课题申报书、结题报告、承诺书等相关材料；

5.以学校名义开具的对外联系工作、证明身份的介绍信；

6.其他应加盖学校印章的文件、材料等。

（二）学校钢印的使用范围

用于学校颁发证书、证件材料的照片压印。

（三）校领导名章的使用范围

1.须加盖校领导名章的证书、聘书等；

2.须加盖校领导名章的项目申报书、目标任务书、合同协议书等；

3.须加盖校领导名章的日常业务工作材料。

（四）业务专用章的使用范围

用于各授权职能部门开展相关业务所需，不得超出相关业务范围使用。

（五）其他校内各级各类印章的使用范围

1.向学校报送的请示、报告等；

2.校内部门之间的业务往来材料；

3.与校外对口单位联系、商洽工作的函件；

4.其他相关业务工作需要加盖部门印章的文件、材料。

其他校内各级各类印章须确保在本部门职责范围内使用，不得超范围使用。不得用于对外签订具有法律效力的契约类文书。

第二十七条 所有用印必须履行审批登记手续，坚持“先审批、后用印”的原则。用印申请人须根据事项性质填写相应的申请表。学校党委和行政印章使用《湖南艺术职业学院党委\ 行政用印申请表》（附件4、附件5），按程序报批。

第二十八条 使用程序

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印的使用程序。

1.以学校名义办理的请示、报告、公函等公文，按照公文处理流程由经办部门、会签部门和分管校领导、校长或党委书记签批后用印；

2.以学校名义签署的合同、协议等契约类文书，按学校《合同管理办法》及合同审批表等规定程序完成审批，报党政办公室用印；

3.以学校名义出具的聘书、证书、证明、证件材料、相关报表等，须填写《湖南艺术职业学院用印申请表》，经申请用印部门和组织人事部、教务处（实训处）、科研与发展规划处、学工部、招生就与与创新创业指导处（校友办）、三馆管理中心、艺术培训部等归口管理部门主要负责人签字并加盖印章，由分管校领导、校长审核签字或提交学校相关文件、纪要等，报党政办公室用印；

4.以学校名义申报科研课题的申报书、结题报告、承诺书等相关材料，须填写《湖南艺术职业学院用印申请表》，经申请用印部门和归口管理部门负责人签字并加盖印章，由分管校领导、校长审核签字，报党政办公室用印；

5.以学校名义参加各类技能竞赛、活动、会议、艺术创作、演出、培训班（研修班）、征兵推荐材料、学籍证明、实习实训三方协议等，需向各活动组委会、承办单位报送的报名回执、申请书、申报材料、推荐材料、承诺书，经申请用印部门和归口管理部门负责人签字并加盖印章，由分管校领导审核签字，报党政办公室用印；

6.以学校名义出具的介绍信、工作联系函、佐证材料等，须填写《湖南艺术职业学院用印申请表》，经申请用印部门负责人签字并加盖印章，由分管校领导审核签字，报党政办公室审核把关后用印；

7.以学校名义复印单位社会信用代码证（法人证书）、法人身份证等材料，经申请用印部门和党政办公室、组织人事部等归口部门负责人签字并加盖印章，由分管校领导和校长审核签字，报党政办公室用印；

8.需加盖学校党委印章的材料等按《湖南艺术职业学院党委用印申请表》相关程序办理。

（二）校领导名章须经校领导本人授权同意后方可使用，使用范围不能超过其分管的业务工作范围。

（三）业务专用章和其他校内各部门印章由持印部门根据本部门印章管理办法规定的程序使用。

第二十九条 用印登记

所有印章使用，均须在《湖南艺术职业学院印章签盖登记表》（附件6）上详细、准确登记以下信息：用印日期、文件名称/事由、使用部门、经办人姓名、最终批准人姓名、用印份数、印章种类。用印人须签字确认。登记簿应妥善保存，定期归档。

第三十条 用印操作规范

（一）用印位置应端正、清晰，盖在单位落款和发文日期上方，做到“骑年盖月”，上不压正文。联合发文时，印章排列应整齐。

（二）合同、协议等多页文件应加盖骑缝章，以确保文件完整性。

（三）使用不同的印泥应符合惯例：一般公文用红色印泥；财务票据、报表等可用蓝色印泥；钢印用于证件照片压印。

（四）印章文字应清晰可辨。印泥要均匀，用力要适度，防止重叠、模糊或颠倒。

（五）凡有下列情况之一的，印章管理人员应当拒绝用印：

1.未经规定程序审批或批准权限不当的；

2.内容不完整、不真实、不准确，存在明显瑕疵的；

3.申请在空白的介绍信、证件、证书、单据、纸张等材料上用印的；

4.申请事由与本校工作、业务无直接关系的；

5.不予用印的其他情形。

第六章 印章管理人员职责与纪律

第三十一条 严格审核用印审批手续是否完备，材料是否齐全、有效。对审批手续不全、材料有疑点或不符合规定的，有权拒绝用印。

第三十二条 严格执行登记制度，确保登记信息真实、准确。

第三十三条 妥善保管印章，确保安全。

第三十四条 对用印内容负有部分审核责任，发现明显错误或问题的，应提醒用印申请人修正。

第三十五条 严守纪律，不得泄露用印涉及的工作秘密。

第七章 责任追究

第三十六条 对违反本办法规定的部门和个人，视情节轻重和造成的后果，给予相应处理：

（一）通报批评、责令整改：对于管理制度不健全、登记不规范、保管存在隐患等问题。

（二）组织处理、纪律处分：对于违规用印、审核不严、保管不善导致印章滥用，给学校造成一定损失或不良影响的，对直接责任人、部门负责人给予诫勉谈话、警告、记过等处分，并纳入年终考核。

（三）经济赔偿：因违规使用或管理印章给学校造成直接经济损失的，相关责任人及责任部门应依法承担赔偿责任。

（四）追究法律责任：对于伪造学校印章、利用学校印章进行诈骗等违法犯罪活动的，依法移送司法机关追究刑事责任。

第八章 附  则

第三十七条 在学校未出台电子印章管理办法之前，确属工作需要须制作电子印章的部门，填写《湖南艺术职业学院印章业务申请表》，经申请部门主要负责人签署意见，分管校领导审批，学校主要负责人审核同意，党政办公室备案后，按照规定制作。电子印章与实物公章具有同等效力。党政办公室根据实际情况，指定电子印章密钥管理单位，持印部门按实物公章管理办法管理电子印章。

第三十八条 本办法所涉及的所有附件表格（《印章刻制申请表》《印章备案登记表》《印章外出使用审批单》《用印审批单》《印章使用登记簿》）由党政办统一制定式样。

第三十九条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第四十条 学校原有印章管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。本办法经校长办公会议和党委会审议通过，自发布之日起施行。

附件1. 湖南艺术职业学院印章刻制申请表

附件2. 湖南艺术职业学院印章备案登记表

附件3. 湖南艺术职业学院印章外出使用审批单

附件4. 湖南艺术职业学院行政章用印申请表

附件5. 湖南艺术职业学院党委章用印申请表

附件6. 湖南艺术职业学院印章签盖登记表