湖南艺术职业学院合同管理办法

第一章   总则

第一条  为进一步规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规规章，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指以学校名义与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。

本办法所称合同管理是指学校对合同起草、审批、签订、履行、归档等的管理活动。

第三条 本办法适用于学校及其所属非法人组织的合同管理。学校对校属企业、独立法人单位湖南省星河演出有限公司的合同管理负有指导和监督责任，湖南省星河演出有限公司对外签署合同按照公司内部合同管理办法执行。

第四条  合同的订立、履行应当遵守国家法律、法规、规章和学校有关规定，遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则，维护学校的合法权益。任何部门或个人不得利用合同损害学校利益或牟取私利。

第五条 学校合同应由法定代表人或委托代理人代表学校签署。凡未经审批或授权，任何部门（含校属企业）和个人不得以学校名义对外签署合同，亦不得以学校所属非法人组织名义对外签署合同。任何部门和个人不得超越授权范围订立合同。

国家法律、法规和规章对合同审批权限、流程、备案、订立有特别规定的，从其规定。

第六条起草学校各类合同，应当优先使用国家、行业制定或学校统一制定的合同范本。如无可参考的合同范本，相关部门可另行制定相关业务的合同范本进行法务审查备案后使用。

第七条 学校加强合同信息化管理。通过合同管理信息系统建设，提升学校合同管理信息化水平。学校各部门应配合开展学校合同管理信息系统建设的数据共享、系统对接、流程优化等工作。

第八条 学校各部门应高度重视合同管理工作，完善合同管理制度或流程，建立健全合同管理风险评估与风险防控机制，不断提升学校合同管理水平。

第九条 学校加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密、商业秘密或者其他应当保密的信息。

第二章  合同管理机构与职责

第十条  学校实行“统一指导、归口管理、分工负责”的合同管理体制。法制办（挂靠在党政办公室）是学校合同管理统筹、指导部门；法务部门（含法律顾问）是学校合同文本合法性和风险审查的责任部门；合同业务主管部门按业务归口，根据学校授权对合同进行归口管理；合同承办部门是具体负责起草、报批、签订、履行合同的部门；审计部门负责对合同执行及有关情况进行监督、检查。

第十一条  法制办的主要职责包括：

（一）完善学校合同管理机制，制定学校合同管理基本制度；

（二）统筹法务部门审核学校重大合作协议以及非范本合同文本，提出合法性审查及其风险防范建议；

（三）统筹合同业务主管部门和法务部门拟定学校各类合同范本；

（四）统筹法务部门参与学校重大合同的谈判、论证和风险评估；

（五）会同财务部门负责学校合同管理信息系统建设和维护；

（六）会同审计部门负责学校合同管理的监督、检查和评估工作；

（七）指导、协调和督促学校合同诉讼、仲裁案件办理；

（八）办理学校其他合同法律事务。

第十二条  合同业务主管部门按业务归口，根据学校授权对合同进行归口管理，主要职责包括：

（一）制定合同管理实施细则或流程，规范业务主管范围合同审核审批以及合同签署、履行等；

（二）会同法制办、法务部门拟定业务主管范围合同范本，在业务主管范围内推行使用；

（三）负责业务主管范围合同审核、审批；

（四）组织或者参与、指导业务主管范围重大合同谈判、起草、论证等；

（五）负责业务主管范围内合同备案、履行监督和检查评估等；

（六）协调处理业务主管范围合同纠纷以及法律诉讼、仲裁；

（七）学校授权范围内的其他工作。

第十三条 合同业务主管部门归口管理范围如下：

（一）宣传统战部负责管理、审核校园新媒体建设以及与无形资产相关的合同，包括新闻宣传、网站建设、舆情监测、涉外宣传等所管业务有关的合同；

（二）组织人事部负责管理教职工聘用、兼职教师聘用、教职工国内进修培训和专项聘任协议、工会相关事项等所管业务有关的合同；

（三）教务处（实训处）负责管理现代学徒制、订单班等形式合作办学、联合培养与交流、校内教学实训实践基地建设、教材出版、课程建设、技能竞赛（展演展示）、实习实训等所管业务有关的合同；

（四）学生工作部（校团委）负责学生管理、心理健康教育、奖助学金、校方责任险及学生意外事故处理、志愿服务社会实践等所管业务有关的合同；

（五）科研与发展规划处负责管理科研项目合作、科研成果转化、校企（地）合作、中外合作交流（办学）项目、产业学院、产教融合实践基地、产教融合联合体、共同体建设等所管业务有关的合同；

（六）招生就业与创新创业指导处负责管理招生、就业、学生就业创业实践、校友捐赠等所管业务有关的合同；

（七）总务基建处负责管理招标、采购（货物、修缮工程、服务）、国有资产、基建工程、捐赠等所管业务有关的合同；

（八）计划财务处负责管理与资金借贷、金融服务、财务收付款、结算等所管业务有关的合同；

（九）保卫部负责消防、安防、安保服务及交通工程等安保类合同；

（十）艺术培训部负责管理与学历继续教育、非学历教育培训、研学等所管业务有关的合同；

（十一）三馆管理中心负责管理与馆藏字画、图书、期刊、文献资源、报纸、电子文献数据库采购等所管业务有关的合同；

（十二）数字产业学院（信息技术中心）负责管理校园网络基础设施建设、信息系统建设、信息化资源建设、信息化设施和系统运维等校园网络与信息技术服务等所管业务有关的合同。

合同内容涉及两个或两个以上业务部门的，根据合同性质或主要条款确定业务主管部门；如无法确定的，以主要经费管理部门作为业务主管部门。

未列入上述归口管理的合同，由法制办管理。因学校机构调整，合同业务主管部门被合并、分立或更名的，由承接相应职责的部门作为合同业务主管部门。

第十四条合同承办部门的主要职责包括：

（一）制定部门管理制度或工作流程，建立合同档案；

（二）负责审查合同相对方主体资格、资信状况和履约能力等；

（三）负责合同协商、谈判、起草等，并按业务归口提交合同业务主管部门审核、审批；

（四）负责合同具体签署、履行、备案、归档等；

（五）负责合同纠纷处理及合同诉讼仲裁案件承办；

（六）合同管理的其他具体工作。

第三章  合同的起草

第十五条合同承办部门负责起草合同文本，应优先采用学校合同范本；如无学校合同范本的，优先采用国家或行业合同范本；既无学校合同范本，也无行业范本的，合同承办部门应当参考学校合同范本起草合同，确保合同条款维护学校合法权益。

第十六条 合同起草前，合同承办部门应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、履约能力、委托代理人权限等，评估拟合作项目可行性、必要性、效益、风险，并就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大，专业技术或者法律关系复杂的合同，合同承办部门应报请学校组织法律、技术、财务、审计等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。协商、谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

第十七条合同条款应当严密完备，除法律规定或按合同性质必须具备的条款外，可以根据具体情况约定其他条款。一般应当包括以下条款：各方详细名称、合同标的、数量、质量要求、价款或酬金、付款方式、履行期限、履约地点和方式、解决争议的方法、退出机制、违约责任、签订时间和有效期限等。

第十八条合同约定的有效期限原则上不超过三年，如需签订超过三年的长期合同，应视合作事项重要性或必要性，根据学校相关议事规则提请校长办公会、党委会研究审议。

第十九条合同各方签署的单位名称（包括印章）应与合同首部确定的合同主体保持一致。合同相对方为授权代表签署合同的，合同承办部门应对其代表资格进行审核。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

第二十条合同的末页一般载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样；如合同末页无正文条款的，应当标明“此页无正文，为xx合同签字盖章页”字样。

第二十一条合同承办部门拟定合同文本后，及时提交合同业务归口管理部门进行业务审查。合同业务归口管理部门重点关注项目的可行性，立项程序的完整性，程序的合规性，合同内容是否与谈判内容一致，合同要素是否完备等。

第二十二条合同业务归口管理部门审查通过后，如涉及财务收支，合同承办部门先提交财务部门、审计部门审查，再提交法务部门进行法律审查。如涉及资产处置事项，先提资产管理部门、审计部门审查，再提交法务部门进行法律审查。如不涉及财务收支、资产处置等真实经济事项的合同，合同承办部门可直接提交审计部门、法务部门进行法律审查。

第四章  合同审批及签订流程

第二十三条  签订合同须提供立项依据或相关资料。包括：上级机关的立项决定或批复文件，或者学校涉及相关合同立项的会议纪要、财务预算，或经校领导签字同意的相关请示、报告等。无立项依据的合同审核不予通过。

一般合同签订前，承办部门应填写《湖南艺术职业学院合同审批表》，按流程进行审批。校企（地）合作类合同签订前，承办部门应填写《湖南艺术职业学院校企（地）战略合作（框架）协议审批单》，按流程进行审批。

第二十四条  对通过业务审查和法律审查的合同，需要根据标的大小和重要程度按学校有关规定实行分级审批：

（一）对合同金额在5万元以下的，提交合同业务归口管理部门的分管领导审批，报校长审批并授权分管领导签署合同；

（二）对涉及采购项目的，合同金额在5万元以下（有经费预算的），提交采购项目经费所在部门分管领导审批，报校长审批并授权分管领导签署合同；合同金额在5万元以下（无经费预算的），须报校长办公会审议，报校长审批并授权分管领导签署合同；

（三）对涉及采购项目的合同金额在5万元（含）以上的“三重一大”事项，根据学校相关议事规则提交党委会审议，根据会议决策确定合同签订事宜。10万元（含）以上的合同由校长签署，10万元以下的合同报校长审批并授权分管领导签署；

（四）湖南省星河演出有限公司的合同签署，5万元以下的合同按公司合同管理办法执行，5万元（含）以上的合同，统一报党委会审议后按公司合同管理办法执行；

（五）对不涉及财务收支、资产处置、采购项目等真实经济事项的合同，提交合同业务归口管理部门分管领导审批；

（六）校企合作类合同，提交合同业务归口管理部门的分管领导审核，再报校长、书记审批；对涉及经费的，须提交分管财务领导审核，再报校长、书记审批；涉外和“三重一大”校企合作协议，须提请党委会审议；常规性、执行性的校企合作协议，须提请校长办公会审议。

第二十五条  以学校名义签订合同应加盖学校公章或合同专用章，并由学校法定代表人或授权代表签署。授权代表应根据本办法第二十四条规定的审批权限确定。未经学校审批同意并书面授权，校内非法人单位、组织及个人不得以学校名义或部门名义对外签订合同。

第二十六条  学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第五章  合同履行与变更或解除

第二十七条  合同生效后，合同承办部门负责合同的履行， 严格按照合同约定及时行使权利、履行义务。合同履行完毕的标准，应以合同条款的约定或法律法规的规定为准，合同履行完毕后，合同承办部门应向合同归口管理部门报送合同验收文件。纳入学校招标采购程序的合同，应按学校采购工作等相关制度组织验收工作。

第二十八条  合同承办部门具体负责合同的履行，如在合同履行过程中发现异常情形，应及时告知合同业务归口管理部门，必要时向分管校领导汇报。分管校领导视问题严重或复杂程度提请学校协调解决合同履行中遇到的问题。

第二十九条 合同生效后，如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同承办部门应当及时向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履行。如因对方违反合同而使学校遭受损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全相关证据。

如学校无法履行合同，合同承办部门应当及时将相关情况报告合同业务归口管理部门和分管校领导，积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失，并注意收集、保全相关证据。

第三十条 合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应在法定或约定期限内，签订变更或解除合同文本。变更或解除合同，合同承办部门须采用书面形式并说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并制定应对方案，提交合同业务归口管理部门和分管校领导进行研究。经学校研究同意，变更或解除合同须按照本办法规定重新履行合同签订程序。

第三十一条  发生合同纠纷时，合同承办部门应牵头应对纠纷，争取通过各方协商解决。协商不成的，合同承办部门应当在法律规定的诉讼时效内按照合同约定提出诉讼或者仲裁申请，写明必要性和合理性；合同业务归口管理部门审核同意后，报分管校领导、校长审批。经学校审批同意，校长授权法制办处理相关事宜，组织合同承办部门、合同业务归口管理部门等进行仲裁或应诉。

第三十二条  合同纠纷处理完毕，合同承办部门应形成书面合同纠纷处理结果报告，说明纠纷处理的过程和结果，对发生纠纷原因作出分析，对未来拟采取的风险防控措施提出意见。

第三十三条 建立合同电子台账，将相关合同签订、履行情况录入合同管理系统。 

第六章  合同档案管理

第三十四条合同资料的归档由归口管理部门按照国家法律法规和学校档案管理办法执行。

第三十五条合同承办部门应当指定专人负责本部门合同档案的管理工作，在合同履行完毕后，将合同签订及履行过程中所形成的合同资料，包括但不限于:合同文本、合同订立至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料（包括合同有关的合同审批表、补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文书、电话记录、传真、合同履行记录及索赔报告、起诉状、答辩状等），以及各类合同中相关的文件、资料等。

归档的合同要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第三十六条合同档案的查/借阅或复制根据湘艺职院﹝2019﹞35号文件执行。学校纪检监察、审计部门因履行监督、检查职责需要，有权调阅、复制所有合同的档案资料。

第七章  监督检查

第三十七条 学校审计部门、法制办每学期期末对合同执行及有关情况进行监督和检查，并将相关情况及时上报校领导。合同监督检查的主要内容有：

（一）合同管理制度的落实情况；

（二）合同资料保管和合同管理全过程台账建立情况；

（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；

（四）合同的签订和履行情况；

（五）合同纠纷的处理情况；

（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；

（七）对于在签订、履行和管理合同等全过程中，是否存在违反国家法律法规、纪律规定或学校合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况；

（八）与合同事务相关的其他情况。

第三十八条在合同监督检查过程中，被检查部门（单位）应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

第三十九条 学校审计部门、法制办根据检查情况，15日内向被检查部门送达检查意见书。

检查意见书中包括监督检查成员姓名和职务，被检查部门（单位）合同管理情况，存在的问题及对加强合同管理的意见等。

第四十条被检查部门应当自收到检查意见书之日起30日内，将落实整改情况书面报告学校审计部门、纪检监察部门。

第四十一条 各部门在对外签订合同中，应当遵守本制度，认真履行职责，维护学校的利益。因渎职、失职给学校造成损失的，学校将依照有关规定追究责任。

第四十二条有下列行为之一的，学校将视其情节轻重，依法追究当事人责任，未给学校带来损失的，对直接责任者或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失或不良影响的，由当事人承担相应的赔偿责任，并视情节轻重依法追究其责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：

（一）违反国家法律、法规、规章签订合同的；

（二）应当签订书面合同而没有签订的；

（三）超越代理权限或滥用代理权的签订合同的；

（四）将合同印章提供给其他单位或个人使用的；

（五）未按本制度规定履行合同审批、登记或备案手续的；

（六）在合同签订和履行中未尽义务，或者未按照本办法规定处理，致使学校或下属各单位部门利益受到损害的；

（七）因在签订合同时，未对对方提供的相关证照、资质、履约能力和委托代理权限进行核实，造成损失的；

（八）未妥善保管合同，导致合同内容泄露或丢失后造成损失的；

（九）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（十）擅自销毁或涂改合同的。

第四十三条 未经学校法定代表人书面授权，擅自以学校或部门名义签订合同的部门或者个人，应对该合同承担全部责任。同时，学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的相关责任；触犯刑律的，移送司法机关追究其责任。

第四十四条 凡在合同的签订、履行、管理中违反本制度规定的，对主要负责人追究责任；对在合同的签订、履行和管理工作中，尽职尽责，工作成绩显著，为避免、挽回经济损失或获得经济利益的，给予表扬。

第八章  附则

第四十五条学校对外签订的战略合作（框架）协议、涉外合同、涉密合同，可从其特别规定。

第四十六条本办法如有与上级有关法律法规相冲突处，按上级有关规定执行。

第四十七条本办法由学校党政办公室（法制办）负责解释。

第四十八条本办法自发布之日起生效。